DOCUMENTACIÓN EXPEDIDA POR LOS NOTARIOS EN EJERCICIO DE SU FUNCIÓN

Por: Lic Agustín Martínez Mayet

El notario es el profesional del derecho investido de fe pública por el Estado y tiene a su cargo recibir, interpretar, redactar y sustentar de forma legal a la voluntad de las personas que ante él acuden y conferir autenticidad y certeza jurídica a los actos y hechos pasados ante su fe, mediante la consignación de los mismos en instrumentos públicos de su autoría.

Entre los principios regulatorios e interpretativos de la función y documentación notarial se encuentra la conservación jurídica de fondo y forma de los instrumentos públicos que este emite, así como de la matricidad en todo tiempo del mismo.

Para el ejercicio de la función notarial, los documentos que este expide obran en un protocolo, el cual es un conjunto de libros formados por folios numerados (de ahí el principio de matricidad) y sellados en los que el Notario autoriza las escrituras y actas que se otorguen ante su fe, con sus respectivos apéndices, es decir, toda la documentación necesaria para la emisión de un acta o escritura y que tuvo a su vista.

Expuesto lo anterior, los documentos notariales son los siguientes:

• Escrituras
• Actas
• Testimonios
• Copias certificadas
• Certificaciones

• Escrituras:

La escritura es el instrumento original que el notario asienta en los folios para hacer constar uno o más ACTOS JURÍDICOS y que firmado por los que comparecen a su otorgamiento, el Notario lo autoriza con su sello y firma.

Es decir, que es el documento ORIGINAL en el que los comparecientes manifiestan al Notario las los términos y condiciones del acto jurídico que celebrarán y el Notario consigna en este, por ejemplo: compraventas, donaciones, cesiones de derecho, testamentos, etc.

Este documento NO puede ser entregado a los comparecientes, es de uso exclusivo para el notario para resguardo en el protocolo y su posterior resguardo definitivo en el archivo General de Notarías una vez transcurran los cinco años que refiere la Ley del Notariado.

• Actas:

Las actas notariales es un instrumento ORIGINAL, en el que el Notario, previa solicitud de parte interesada para hacer constar bajo su fue uno o varios HECHOS presenciados por él o que le constan, autorizándolos con su sello y firma.

En las actas se pueden asentar: notificaciones, interpelaciones, requerimientos, entrega de documentos, hacer constar la existencia y reconocimiento de firmas, hechos materiales, existencia de planos, declaraciones, y/o cualquier hecho positivo o negativo.

Este documento NO puede ser entregado a los comparecientes, es de uso exclusivo para el notario para resguardo en el protocolo y su posterior resguardo definitivo en el archivo General de Notarías una vez transcurran los cinco años que refiere la Ley del Notariado.

• Testimonios:

El testimonio es una TRANSCRIPCIÓN INTEGRA del contenido y apéndice de un acta o escritura en un documento expedido por el Notario.

Los testimonios únicamente pueden ser expedidos por el Notario ante quien se otorgó la escritura o acta de la cual se requiere su reproducción, debiendo el notario constar el final de la transcripción si es el primero, segundo, tercero o ulterior. Los comparecientes del acta y/o escritura son los únicos con interés jurídico para solicitar una expedición de testimonio.

Exclusivamente el primer testimonio es el que se inscribe en Registro Público cuando el acto consignado en un acta o escritura.

El testimonio hace las veces de tener a la vista una escritura o acta para los trámites y/o gestiones que necesite los comparecientes de una escritura.

• Copias certificadas:

Las copias certificadas son reproducciones totales o parciales de una escritura o acta, así como de su apéndice.

A diferencia del testimonio, la copia certificada únicamente puede utilizarse para:

Para acompañar declaraciones, manifestaciones o avisos de carácter administrativo o fiscal; para acompañar informes solicitados por autoridades, e inclusive remitirlas; y para entregar a algún otorgante reproducción de un documento que obre en el apéndice.

Es decir, que sino es para alguno de los fines anteriores, la copia certificada no puede hacer las veces de un testimonio ni de una escritura.

• Certificaciones Notariales:

Es una relación que hacer un Notario en un documento que este expide o algún preexistente, de un acto o hecho jurídico, así como la afirmación que realice de que una transcripción o reproducción coincide con su original, pudiendo realizarse estas certificaciones a documentos públicos o privados.

Entre los documentos que expide el notario y muchas veces se confunde con la copia certificada, es la certificación que realiza respecto un documento que se pone a su vista, en la que afirma que el documento que este reproduce coincide fielmente con su original.

Alcance jurídico de los documentos expedidos por el Notario:

Los instrumentos, registros, testimonios, copias certificadas, copias certificadas electrónicas o certificaciones Notariales, serán prueba plena de que los otorgantes manifestaron su voluntad de celebrar el acto consignado en el instrumento de que se trate, que hicieron las declaraciones que se narran como suyas, así como de la verdad y realidad de los hechos de los que el Notario dio fe tal como los refirió y de que observó las formalidades correspondientes, siendo el caso que esta presunción legal deja de surtir efectos en cuanto se declare judicialmente la falsedad o nulidad, por autoridad competente en vía de acción, no como excepción.

De declararse procedente una acción de nulidad respecto un documento expedido por el Notario en ejercicio de su función, tendrá responsabilidad penal, civil, administrativa o fiscal que corresponda dependiendo la falta en que haya incurrido, debiendo ejercitarse la acción relativa por la parte interesada.